DIJK EN WAARD - Voor het correct boeken van zakelijke kilometers is het nodig om een goede rittenregistratie bij te houden. Als je zzp’er bent dan kun je dat meestal wel handmatig doen. Zeker als je maar af en toe zakelijke kilometers maakt. Maar als je een bedrijf runt dat service bij klanten levert en je hebt meerdere auto’s van de zaak waar je personeel mee rijdt dan wordt het een ander verhaal. Dan is het vaak noodzakelijk om de registratie van zakelijke kilometers geautomatiseerd te regelen. Je kunt de gegevens dan direct in je boekhouding verwerken en de kans op fouten is ook een stuk kleiner.

Een tachograaf in je auto’s van de zaak

Bij een tachograaf denk je misschien meteen aan een internationaal vrachtwagenchauffeur. Maar ook in een bestelbus of personenwagen kan een apparaatje worden ingebouwd om het aantal gereden kilometers te registreren. Bij Accredis kun je terecht voor zeer secure registratie van de gereden ritten. De gegevens worden opgeslagen op een geheugenkaart en kunnen op afstand worden uitgelezen. Zo heb je altijd overzicht van het gereden aantal kilometers door je personeel. Je kunt op die manier eenvoudig de reiskosten per kilometer berekenen en indien van toepassing doorberekenen aan je opdrachtgever.

Snel schakelen bij nieuwe omstandigheden

Als je medewerkers dagelijks op pad gaan om service te verlenen bij klanten op locatie dan maak je daar ruim van tevoren een planning voor. Maar er kan natuurlijk altijd iets veranderen. Een klant zegt af, een andere klant wil graag een ander tijdstip afspreken. Een derde belt met een spoedgeval. Dan is het heel handig als je in één oogopslag kunt zien waar je wagens op dat moment rijden. Zo kun je gemakkelijk de planning aanpassen. Je voorkomt dat je een collega naar een spoedklus stuurt terwijl een andere medewerker veel dichterbij zit.

Rittenregistratie als management informatie

Je kunt de informatie uit de kilometer registratie ook heel goed gebruiken als management informatie. Je kunt zien hoeveel kilometers er worden gereden. Die info is handig als je een nieuw leasecontract moet afsluiten voor de bedrijfswagens. Die zijn immers altijd gebaseerd op het aantal kilometers per jaar. Als je ziet dat het aantal gereden kilometers hoger of lager is dan verwacht, dan kun je daarop inspelen en op die manier kosten besparen. Ook kun je zien of je medewerkers zich aan de Rijtijdenwet houden en of de hoeveelheid werk redelijk is gezien de tijd die ze daarvoor krijgen.

Altijd bewijs van de gereden kilometers

Dat er altijd bewijs kan worden overlegd van het aantal gereden zakelijke kilometers is heel handig. De Belastingdienst kan namelijk van meerdere jaren informatie opvragen als er een controle van de boekhouding wordt uitgevoerd. Je moet die gegevens dus altijd kunnen overleggen. Als dat geautomatiseerd kan dan scheelt dat natuurlijk heel veel tijd. Je hoeft dan niet te gaan zoeken naar werkbonnen met slecht leesbare handschriften van je medewerkers. Als je alles correct hebt verwekt hoef je je ook geen zorgen te maken over een eventuele boete of naheffing door de Belastingdienst.